Managementassistent

32-36 uur, maximaal € 3.784,00 bij 36 uur (schaal 7)

Ben jij de organisatorische duizendpoot die onze managers helpt om zich volledig te focussen op hun werk voor de 13 gemeenten in de regio Holland Rijnland? Jij beheert agenda's, plant afspraken en organiseert vergaderingen, waardoor de Managers en de afdeling Strategie & Beleid optimaal functioneren. Werk nauw samen met de officemanager en draag bij aan een efficiënter secretariaat. Maak het verschil in onze regio! 

WAT GA JE DOEN ALS MANAGEMENTASSISTENT? 
Jij zorgt ervoor dat de werkzaamheden van onze managers goed gestroomlijnd en geregeld worden. Hierdoor kunnen zij zich optimaal focussen op hun werk voor de organisatie en de 13 gemeenten in de regio Holland Rijnland. Daarvoor beheer je de agendas en bereid je de afspraken voor. Ook beheer je de mail, maak je afspraken met in- en externe partijen, plan je vergaderingen en regel je de faciliteiten daarvoor.   

Daarnaast heb je een rol in de ondersteuning van de afdeling Strategie & Beleid: je plant afspraken, organiseert overleggen, verzorgt in- en externe correspondentie en ondersteunt de afdeling bij praktische zaken. Je werkt nauw samen met de officemanager met ieder een eigen takenpakket en je neemt elkaars taken over bij afwezigheid.  

Voor het dagelijks plannen van afspraken met wethouders, directieleden en ambtelijke ondersteuning onderhoud je nauw contact met de bestuurs- en directiesecretariaten van alle gemeentes binnen het werkgebied van Holland Rijnland. Je houdt de lijst met contactpersonen continue up-to-date en inzichtelijk voor alle medewerkers van Holland Rijnland.  

In deze functie lever je een belangrijke bijdrage aan de verdere professionalisering van het secretariaat. Daarbij bieden wij jou veel ruimte om de zaken slimmer en efficiënter te organiseren.   

DIT KRIJG JIJ 
Wij bieden jou een fantastische plek in een hecht team waarin jij de kans hebt om jezelf verder te ontwikkelen! Daarnaast bieden wij:  

  • Een werkweek van 32-36 uur met een salaris van maximaal  3.784,00 bruto bij een 36-urige werkweek (schaal 7).  
  • Een jaarcontract, die wij bij goed functioneren graag omzetten naar een vast contract.    
  • Een uitdagende en afwisselende functie in een team van betrokken collega’s. 
  • De mogelijkheid te werken bij een organisatie met een dynamisch, politiek en afwisselend werkterrein. En de kans om een groot netwerk op te bouwen met o.a. gemeenteambtenaren en bestuurders in de regio. 
  • Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling, o.a. via intervisie. 
  • De mogelijkheid om je werktijden en werkplek grotendeels zelf te bepalen. We werken deels thuis en deels vanuit kantoor.  
  • Een mobiele telefoon en laptop krijg je ter beschikking.  
  • Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.   

DIT BEN JIJ 
Jij bent onze proactieve duizendpoot, die snel kan schakelen in een drukke en dynamische omgeving. Afspraken maken met meerdere personen tegelijk is voor jou gesneden koek. Tegelijkertijd behoud je overzicht over al je werkzaamheden. Je bent een stevige persoonlijkheid, met een dienstverlenende inslag. Je communiceert makkelijk, wat ook handig is naar je collega’s toe, zodat je samen ervoor zorgt dat het werk op rolletjes verloopt.  

Jouw beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, je werkt secuur, bent stressbestendig en kan hoofd- van bijzaken onderscheiden. Verder ben je digitaal vaardig, houd je dat goed bij en kent Microsoft Office geen geheimen voor je. Om dit werk echt met plezier te kunnen doen, vragen we dan ook van jou: 

  • Minimaal drie jaar werkervaring als secretaresse of vergelijkbare functie 
  • Kennis van en/of affiniteit met gemeentelijke processen; 
  • Beschikbaarheid van minimaal 4 dagen per week (bij voorkeur maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag). 

ONS TEAM 
Je komt te werken binnen de afdeling Bedrijfsvoering waarin verschillende ondersteunende functies zijn ondergebracht. Deze afdeling bestaat uit Financieel Beheer, Archivering, Juridisch Advies, Secretariaat en Receptie onder leiding van de manager Bedrijfsvoering. Je werkt ook nauw samen met de collega’s van de kernafdelingen Strategie & Beleid en Regionale Uitvoering.  

ENTHOUSIAST GEWORDEN? 
We zien je sollicitatie graag uiterlijk zondag 1 september 2024 tegemoet. Reageer tijdig, want gesprekken met geschikte kandidaten plannen we direct in, ook voor afloop van de reactietermijn. De vacature kan dan ook eerder van onze website verdwijnen.  

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Marianne Elstgeest, Office Manager, via 06 5137 9661. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met recruitment via recruitment@leidse-regio.nl 

Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum (of eerder indien vervult) van deze site verdwijnt. Deze vacature staat in en extern tegelijk uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. 

HOLLAND RIJNLAND is een samenwerkingsorganisatie van 13 gemeenten in de Randstad van de kust tot in het Groene Hart. We werken samen aan opgaven op het gebied van ruimte, wonen, economie, landschap, mobiliteit en maatschappij. De organisatie Holland Rijnland ondersteunt de gemeenten hierin op strategisch niveau en in de uitvoering. Zo richten wij ons ook op de uitvoering van het leerrecht, woonruimteverdeling en doelgroepenvervoer. 

Vacaturetype / functietype
Contract
Werkuren
Fulltime
Parttime
Sluitingsdatum
01-09-2024
Type
vacature
Locatie
Holland Rijnland
Contactpersoon
Marianne Elstgeest
mobiel 06 5137 9661