Managementassistent

Is plannen en organiseren jou niet vreemd? Zie jij het als een uitdaging om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda’s van de drie domeinmanagers? Ben jij flexibele en ben jij 20 uur verspreid over de week inzetbaar? Lees dan snel verder, want misschien zoeken wij jou!  

WAT GA JE DOEN ALS MANAGEMENTASSISTENT? 
In deze afwisselende functie voer je secretariaatswerkzaamheden uit en ben je hét aanspreekpunt voor de domeinmanagers (fysiek domein, domein bedrijfsvoering & dienstverlening en maatschappelijk domein) die je ondersteunt. Complex agendabeheer en het plannen van complexe afspraken is een greep uit de werkzaamheden waar je dagelijks mee te maken krijgt. Je beheert op een zorgvuldige manier de agenda’s en regelt afspraken. Je werkt daarbij nauw samen met de collega’s van het bestuurssecretariaat wanneer het gaat om afspraken met het bestuur zoals bijvoorbeeld portefeuillehoudersoverleggen. Daarnaast werk je samen met de domeinondersteuners in de domeinen en neem je elkaar waar bij afwezigheid.  

Ook bewaak je het telefoonverkeer, neem je boodschappen aan en je verstrekt algemene informatie. Verder ondersteun je bij het ontvangen van bezoekers, de verwerking en behandeling van e-mail en post. Je organiseert, begeleidt en bereidt afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen voor. Ook voer je verschillende administratieve ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het verwerken van facturen en het aanmaken van orders en regel je attenties en bloemen en in- en uitdiensttreding van medewerkers.   

Kortom, een functie in een dynamisch team dicht bij het management van de mooie gemeente Leiderdorp.  

DIT KUN JE VAN ONS VERWACHTEN
Aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.980,00 bruto per maand (schaal 7), o.b.v. een 36-urige werkweek. Verder bieden wij jou:   

DIT NEEM JIJ MEE 
Je bent een enthousiaste teamspeler die goed kan samenwerken met verschillende disciplines. Schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Daarnaast ben je flexibel, zorgvuldig, proactief en stressbestendig. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden. En als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem. Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat, er is dus ruimte voor groei en kansen. 

Hiernaast neem je de volgende kennis en ervaring mee: 

Het team is in ontwikkeling. Dat houdt in dat we met elkaar kijken naar ieders talenten en interesses en daarop het werk verdelen. Dat kan ook betekenen dat de inhoudelijke werkzaamheden in de toekomst nog kunnen veranderen.