Projectsecretaresse

Ben jij die professionele projectsecretaresse die onze afdeling komt versterken? Jouw expertise in Microsoft Office en jouw bereidheid om nieuwe systemen, zoals Proquro, te leren zijn meer dan welkom. Jouw accuraatheid en organisatorische vaardigheden zijn meer dan onmisbaar in ons actieve werkomgeving. Laat zien wat je in huis hebt en draag bij aan het succes van onze projecten.

WAT GA JE DOEN ALS PROJECTSECRETARESSE?
In jouw rol als projectsecretaresse ben je van onschatbare waarde voor de vloeiende voortgang van onze projecten. Jouw kennis van Microsoft Office en jouw waanzinnige vaardigheden in Outlook, maakt je een expert in complexe agenda- en e-mailbeheer. Hiermee faciliteer je effectieve communicatie binnen onze teams. Daarnaast wordt van je verwacht dat je:

• Met Proquro werkt voor een gestroomlijnd beheer van rekeningen en orders en andere gegevens, een cruciaal element voor het succes van onze projecten.
• Onze projectmanagers en -medewerkers ondersteunt door administratieve taken te voeren.
• Een proactieve instelling hebt, waarbij je niet schroomt collega’s te benaderen om te zorgen voor juiste data-aanlevering. Dit versterkt de onderlinge samenwerking en draagt bij aan het bereiken van onze doelstellingen.

• Op verzoek én proactief overleggen/bijeenkomsten plant, afstemt en organiseert en zorgt voor de benodigde faciliteiten.
• Notuleert tijdens overleggen en daarbij de essentie van wat besproken is weet samen te vatten in een beknopt verslag.

WAAROM SOLLICITEREN OP DEZE FUNCTIE?

• Je gaat werken in een leuk en hardwerkend team. Je managers hebben een oog voor hun mensen.
• Je komt terecht op een afdeling die interessante projecten realiseert in onze mooie unieke Stad.
• Je werkplek? Het mooie Stadhuis van Leiden. Midden in ons levendige centrum, met de markt, en leuke winkels en restaurantjes op een steenworp afstand.

DIT KRIJG JIJ
Ons aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.831,00 bruto per maand o.b.v. 36-urige werkweek. Verder bieden we jou:

• Een contract van 32-36 uur per week aan voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst.
• Plus maximaal € 661,67 bruto boven op je salaris (op basis van schaal 7, periodiek 11). Dit is opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering en wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Een gemoedelijke sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
• De ruimte om jouw optimale werk-privé balans te vinden; je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid om je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past. Je krijgt faciliteiten inclusief een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per dag om verantwoord thuis te werken. Voor de dagen die je naar kantoor komt, ontvang je een reiskostenvergoeding. (Afhankelijk van waar je woont).
• Een organisatie met korte lijnen waar veel wordt gedaan aan de gezondheid van jouw als medewerker.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten of je kan gebruik maken van een NS-Business Card.
• Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds, goed voor later dus.

DIT NEEM JIJ MEE
Als de ideale projectsecretaresse ben je goed in het werken met moderne kantoorsoftware. Je bent ook bereid om nieuwe systemen te leren en je vaardigheden verder te ontwikkelen. Jouw manier van precies werken en aandacht voor detail maken je onmisbaar in onze werkomgeving die steeds in beweging is. Iedere dag en elk project brengen weer nieuwe uitdagingen met zich mee. Om die reden zoeken wij iemand dan ook iemand die het liefst:

• Een proactieve en servicegerichte houding heeft, met plezier in het ondersteunen van collega's en een natuurlijke neiging om initiatief te nemen.
• Minimaal 2 jaar ervaring heeft als secretaresse, bij voorkeur bij een (gemeentelijke) overheid.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

• Je organisatorische vaardigheden stellen je in staat om in een dynamische omgeving te werken, waar je vaak meerdere projecten en taken tegelijkertijd beheert.
• Je communicatieve vaardigheden zijn zowel mondeling als schriftelijk sterk ontwikkeld, waardoor je effectief kunt samenwerken en duidelijk kunt communiceren met collega's op alle niveaus.

Jouw bijdrage aan ons team gaat verder dan alleen je taken; het gaat om het brengen van een positieve instelling en een bereidheid om anderen te helpen en te ondersteunen waar nodig. Ben jij klaar om deze uitdaging aan te gaan en een sleutelrol te spelen in ons succes?

ONZE AFDELING
Is onderdeel van het Projectbureau van de Gemeente Leiden. Wij zijn verantwoordelijk voor de integrale aansturing van complexe en multidisciplinaire projecten, processen en programma’s. Het gaat hierbij vooral om gebiedsontwikkeling, vastgoedprojecten, infrastructurele werken en inrichting openbare ruimte. Een greep uit de projecten: de ontwikkeling van het Stationsgebied, Leiden Bio Science Park, Programma Autoluw, Leidse Ring Noord, Knooppunt Leiden Centraal, groenprojecten, sportaccommodaties. Het team bestaat uit gedreven en betrokken professionals die met elkaar willen bijdragen aan het beter en mooier maken van de stad Leiden. Projecten worden in nauwe samenwerking met specialisten van verschillende gemeentelijke teams en met partners in de stad voorbereid en uitgevoerd. Klik hier voor meer informatie over het Projectbureau.

Onder andere word je ingezet voor het programma Knooppunt Leiden Centraal. Dit is het openbaar vervoersknooppunt van Leiden dat zich ontwikkelt als mobiliteitsknooppunt en als aantrekkelijk intensief verstedelijkt gebied. Het ministerie van I&W, Provincie Zuid-Holland, Gemeente Leiden, ProRail, NS en LUMC zijn partners in het gebied en gaan een met elkaar een plan ontwikkelen hoe het Knooppunt zich de komende jaren kan ontwikkelen. Het gaat om grootschalige aanpak van het station, busstation de stedelijke verbindingen in relatie tot gebiedsontwikkeling. Het project is onderdeel van de zogenoemde MIRT-verkenning Oude Lijn die rijk en regionale partners samen uitvoeren.

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE
Enthousiast geworden? Fantastisch! We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag uiterlijk 15 januari 2025 tegemoet. De sollicitatiegesprekken vinden snel daarna plaats.

Meer inhoudelijke informatie of voorzieningen nodig? Heb je vragen over het sollicitatieproces, neem dan contact op met Paul Stad via telefoonnummer 06 8192 0790. Wij behouden ons voor dat de vacature mogelijk eerder offline kan worden gehaald.

Deze vacature staat zowel in als extern open.

TYPISCH LEIDEN
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en toekomstbestendige stad en gemeente.

WIJ ZIJN GEMEENTE LEIDEN.
WIE BEN JIJ?