Secretaresse cluster PMO

extern 7-11 / 24-11

Als secretaresse bij het cluster Participatie en Maatschappelijke Ontwikkeling (PMO) sta je in het hart van het sociaal domein. Jouw organisatietalent, stressbestendigheid en klantgerichtheid maken het verschil in deze veelzijdige functie. Solliciteer nu en word de onmisbare schakel in ons team!

WAT GA JE DOEN ALS SECRETARESSE?
Als secretaresse ondersteun je, samen met 2 collega’s, het management van cluster Participatie en Maatschappelijke ontwikkeling (PMO). Je zorgt er samen voor dat alles op rolletjes loopt voor onze directeur en afdelingsmanagers. Ook ben je samen met je collega’s het eerste aanspreekpunt en v raagbaak voor collega's binnen en buiten het cluster.

Een greep uit jouw werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Efficiënt agendabeheer; het inplannen van digitale en fysieke afspraken.
• Het voorbereiden, ondersteunen en notuleren (in Parlaeus) van MT-overleggen en plannen van andere vergaderingen zowel in- en extern als met regionale partners.
• Je herkent prioriteiten en bewaakt de voortgang van in vergaderingen gemaakte afspraken.
• Het organiseren van (team)bijeenkomsten en werksessies.
• Signaleren van knelpunten en een actieve bijdrage leveren aan verbeteracties.
• Reserveren van vergaderkamers en locaties, ontvangen van bezoek.
• Verwerken verzuim- en herstelmeldingen.

WAAROM KIEZEN VOOR DEZE FUNCTIE?
Iraida Ishaak (directeur): ‘Als secretaresse bij PMO werk je samen met bevlogen medewerkers en betrokken managers. Het is heel mooi om te zien hoe iedereen zich dagelijks inzet voor de inwoners van de stad en het realiseren van de ambities van ons college. Als directeur heb ik het genoegen om dit cluster aan te mogen sturen. En dit doe ik met veel plezier. De ontwikkelingen in het cluster, in de stad en ook in de regio brengen vaak wel een dynamiek met zich mee. Deze dynamiek vraagt vooral veel flexibiliteit. Mijn managers en ik zijn vooral geholpen met een secretaresse die soms in de waan van de dag de rust en orde kan bewaken en ons kan ontzorgen. Tot slot vind ik het belangrijk dat iedereen in het cluster zichzelf kan en mag zijn en dat we ons gezamenlijk blijven inzetten voor alle vraagstukken die er zijn.’

DIT KRIJG JIJ
Ons aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.831,00 bruto per maand (schaal 7). Verder bieden wij jou:

• Een contract van 36 uur per week voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan is er de mogelijkheid om in vaste dienst te komen.
• Een organisatie met korte lijnen waar veel wordt gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten of je kan gebruik maken van een NS-Business Card.
• Een fijne sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
• Een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
• We werken hybride, waarbij het uitgangspunt is dat je een deel van je werktijd in overleg ook thuis kunt werken, maar in principe geldt dat je op kantoor bent als het werk erom vraagt.
• Als je thuiswerkt krijg je een vergoeding van €3,00 per dag.
• Een mobiele telefoon en laptop.

DIT VRAGEN WIJ VAN JOU
Je bent een enthousiaste en stressbestendige professional met talent voor plannen en organiseren. Een echte 'agenda-tijger` met oog voor detail en prioriteiten. Je combineert flexibiliteit met nauwkeurigheid en integriteit. Je bent samenwerkingsgericht en communicatief sterk. Verder vragen wij van jou:

• Een afgeronde relevante mbo-opleiding en minstens 3 jaar secretariële ervaring.
• Ervaring bij een gemeente is een pre, maar geen must!
• Je kunt goed overweg met in elk geval MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift.

ONS CLUSTER
Het cluster Participatie en Maatschappelijke Ontwikkeling (PMO) bestaat uit vier afdelingen: Ondersteuning PMO, Beleid Maatschappelijke Ontwikkeling, Werk & Inkomen en Maatschappelijke Ondersteuning & Schuldhulpverlening. We houden ons bezig met onder andere de volgende beleidsterreinen: jeugd en onderwijs, bestaanszekerheid, kansengelijkheid, gezondheid en sportstimulering, maatschappelijke ondersteuning, werk & inkomen, en schuldhulpverlening. PMO maakt het beleid, voert dit voor een deel zelf uit en besteedt daarnaast een deel van de uitvoering uit naar ons sociaal ontwikkelbedrijf DZB/ Re-integratie Leiden en (gesubsidieerde) partners in de stad. De functie van secretaresse is ondergebracht in de afdeling Ondersteuning PMO.

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE
We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We ontvangen graag jouw motivatie en cv uiterlijk 6 november. De gesprekken vinden plaats op 13 en 14 november.

Neem voor meer informatie contact op met Maarten Sick, via 06 5245 1683. Hij beantwoordt graag al je vragen. Heb je vragen over het sollicitatieproces bel of app dan met onze recruiter, Marjolein van der Meij via 06 3633 8450. Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt. Voor deze vacature werven wij in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties. 

TYPISCH LEIDEN
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en
toekomstbestendige stad en gemeente.

WIJ ZIJN GEMEENTE LEIDEN.
WIE BEN JIJ?