Senior recordmanager

We krijgen bij ons werk met steeds grotere hoeveelheden (digitale) informatie te maken, waardoor het borgen van toegankelijkheid, compleetheid en vindbaarheid steeds complexer wordt. Wij houden van zulke uitdagingen! Jij ook?

Wat ga je doen als Senior Recordmanager?
Als senior recordmanager ben jij, samen met 3 collega’s, verantwoordelijk voor de coördinatie en correcte uitvoering van de postregistratie en het archiefbeheer. Papier én digitaal. Een belangrijke functie met veel ruimte voor jouw inbreng. We luisteren naar jouw adviezen als het gaat om zaakgericht werken, de inrichting van zaaktypen, archiefinrichting en archiefbeheer.
Je bent de vraagbaak voor alle vragen die de medewerkers zelf niet direct kunnen oplossen en geeft op tijd signalen over de werkverdeling, de voorwaarden voor de uitvoering en de dagelijkse voortgang. Met jouw overzicht zorg je dat werkzaamheden zoals schoonmaak, vernietiging of vervanging op tijd en op de juiste manier plaatsvinden. Zijn er projecten of pilots op het gebied van documentaire informatievoorziening, bijvoorbeeld in het kader van de Wet Open Overheid? Dan werk jij daaraan mee. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit en (verdere) digitalisering van ons post en archiefbeheer.

DIT KRIJG JIJ
Aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 4.752,00 bruto per maand (schaal 9). Verder bieden we jou:

• Een contract van 36 uur per week aan voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst. Heb je bij de gemeente Leiden een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een organisatie met korte lijnen binnen de organisatie en waar veel wordt gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten of je kan gebruik maken van een NS-Business Card.
• Sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners en daarnaast op sociaal vlak elkaar regelmatig weten te vinden bij één van de vele gezellige evenementen in Leiden.
• Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
• We werken hybride, waarbij het uitgangspunt is dat je een deel van je werktijd in overleg ook thuis kunt werken.
• Een mobiele telefoon en laptop krijg je ter beschikking.

Dit ben jij
Je neemt op een enthousiaste manier het voortouw in het uitdragen van het belang dat informatie op orde moet zijn. Je bent een goede sparringpartner voor de gemeenten en de collega’s binnen het team en bent creatief in het bedenken van nieuwe mogelijkheden om onze operationele processen te verbeteren. Je werkt graag op basis van een gestructureerde aanpak en bent gericht op het leveren van goede dienstverlening. Je werkt voor verschillende gemeenten en dat vraagt om overtuigingskracht en je kunnen inleven in verschillende behoeften en verschillende werkwijzen. Wat neem je verder mee?

• Een HMDI-, SOD II- of IDM-diploma, of een andere relevante afgeronde opleiding op het gebied van informatievoorziening.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in het vakgebied en ervaring met papieren en digitale archieven.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of andere overheidsorganisatie is een voordeel.

Ons team
Wij zijn IBA, het team Informatiebeheer en archivering en wij zorgen dat het informatiebeheer en archivering voor 4 gemeenten (Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude) uitstekend op orde is. Het team bestaat uit zo’n 30 medewerkers. Een groot deel van deze medewerkers houdt zich dagelijks bezig met de verwerking van papieren en digitale post in het zaaksysteem JOIN en verzorgt het bijbehorende papieren en digitale archiefbeheer. De sfeer is positief. We gaan direct en open met elkaar om. We zijn besluitvaardig en proberen het werk steeds meer zo te organiseren dat ieders talenten en kennis goed worden benut en we geven je ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.
Op dit moment zijn er binnen het team 4 senior recordmanagers werkzaam. Jouw toekomstige collega Jacqueline vertelt graag meer over haar werk: “Ik vind het een leuke en uitdagende functie, geen dag is hetzelfde, dit komt door de verschillende vragen, diverse opgaven op het gebied van informatiebeheer en archivering en het werken voor 4 gemeenten. We zijn een leuk team en er is genoeg ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.”

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE
Enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag uiterlijk 5 april tegemoet. De sollicitatiegesprekken vinden snel daarna plaats.
Wil je (eerst) meer weten over het team, hoe we werken of over de baan? Neem dan contact op met Kees Schouten, manager Informatiebeheer en Archivering, via 06-8106 0876. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Bel of mail dan met onze corporate recruiter Patricia de Beer, via 06-5275 7940 of app. Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt.

Ook uitzendkrachten en andere inleenkrachten kunnen op deze interne vaste vacature solliciteren. Zodat hun sollicitatie direct bij de interne sollicitatieprocedure kan worden betrokken en zij op basis van gelijkheid kunnen solliciteren met interne kandidaten.

TYPISCH LEIDEN
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en

toekomstbestendige stad en gemeente.

WIJ ZIJN GEMEENTE LEIDEN.

WIE BEN JIJ?